ניהול פרויקט מוצלח בעידן הדיגיטל מחייב אימוץ כלים שמתאימים אליו

אנחנו חיים בדור של שיבוש קבוע. אין דבר שהוא ודאי ומה שהיה חדשני אתמול לא יהיה רלוונטי מחר. עד כמה השיבוש עוצמתי? קחו כדוגמה את הטלפון, פייסבוק ואפליקציית פוקימון Go. בעוד שהטלפון הגיע ל-50 מיליון משתמשים ב-75 שנים, פייסבוק עשתה זאת בשלוש שנים ואפליקציית פוקימון Go השיגה את המספר הזה ב-19 ימים בלבד. קצבים אלה משפיעים באופן ישיר על פרדיגמות ארגוניות, תהליכי עבודה ותקשורת, הגדרות תפקידים והכשרות בעולם של ניהול פרויקטים טכנולוגיים.

התקצרות מחזור חיי הפרויקט מול מורכבות הממשקים

אחת התוצאות של העידן הדיגיטלי היא ירידה משמעותית באורך מחזור חיי המוצר, וכנגזרת מכך – במחזור חיי הפרויקט. מנגד, קיימת עלייה בכמות הממשקים – הן הטכנולוגיים והן הארגוניים – שדורשים ניהול ובקרה שוטפת במהלך חיי הפרויקט: יחידות עסקיות, IT, משתמשים, רגולטורים, קבלנים ועוד. בעבר, תפיסת ניהול הפרויקטים הייתה בקבועי זמן של חודשים ולעתים גם שנים. בעידן הנוכחי, תפיסה זו הצטמצמה לכדי שבועות ספורים, בין אם מדובר בפיתוח מהיר לתמיכה במוצר עסקי חדש או בגרסת תוכנה חדשה ליישום ארגוני קיים.

על מנת לעמוד באתגר של קצב מהיר כל כך עבר המבנה הארגוני את ההתאמות הנדרשות, דוגמת יחידות עבודה אוטונומיות, כגון Scrum, Tribe ו-Squad, שהדגש בהן הוא על ערך, מהירות ואיכות. אולם, במקביל לשינוי זה נדרשת קפיצת מדרגה בתשתית הטכנולוגית התומכת בניהול הפרויקטים לכזו שתגרום לתהליך להיות אוטומטי, נגיש והרמטי ככל שניתן, על מנת להגיע לקבועי זמן קצרים. אלא שהתאמה זו עדיין לא הושלמה.

יתרונות כלי PPM מודרניים

טרום העידן הדיגיטלי עסקו מרבית מנהלי הפרויקטים בניהול גאנטים מפורטים עם מאות פעילויות, קשרים, נתיבים קריטיים ופירוט של כלל המשימות, המשאבים והעלויות. תפיסה זו התאימה לקבועי הזמן הארוכים שבהם נוהלו פרויקטי העבר.

נדרשים פתרונות PPM מתקדמים לניהול פרויקטים מורכבים. צילום: BigStock

כיום, על מנת לנהל פרויקט מורכב, אך מהיר, נדרשים פתרונות מתקדמים, שמאפשרים יצירה מהירה ופשוטה של תוכנית עבודה לפרויקט על בסיס משימות, תקשורת יעילה בין חברי הצוות, חיבור יעיל ופשוט למערכות ארגוניות נוספות, ממשק משתמש נוח וידידותי, שמעניק לבעלי העניין שקיפות מלאה, ויכולת בקרה וביצוע התאמות בזמן אמת – כזה שמייתר את "מצגת הסטטוס" שכל מנהל פרויקט משקיע שעות רבות בהכנתה.

חברות המחקר מעריכות שבארגון שמעסיק כ-100 עובדים, השימוש בכלי PPM מתקדם יגרום לחסכון של אלפי שעות עבודה מדי שנה. עכשיו עשו את החשבון לארגוני אנטרפרייז.

סביבת ניהול פרויקטים היברידית

למרות התקדמות הדיגיטציה חשוב להבין שיש ארגונים שהתהליכים החדשים עדיין לא הוטמעו בהם במלואם, ולכן, מערכות מתקדמות כאלה לא ייתנו אצלם את המענה הנדרש מקצה לקצה. בארגונים אלה נמליץ על סביבת ניהול היברידית, שכוללת שילוב בין מתודולוגיות של העולם הישן והחדש, שבמרכזן מתן מענה באמצעות המערכות המסורתיות גם לשיטות הניהול החדשות.

פרוסיד היא חברת הייעוץ והאינטגרציה המובילה במשק בנושא של ניהול פרויקטים ופורטפוליו ארגוני. היא נותנת ייעוץ לשיפור תהליכים והטמעות של מערכות בעולמות ה-PPM בארגוני האנטרפרייז הגדולים במשק: משרדי ממשלה וסקטור ציבורי, בנקים וביטוח, בטחון ומודיעין, פארמה ומדיקל, היי-טק וסייבר, ועוד. לחברה בסיס ידע מקיף בתחום ה-PPM, שכולל יועצים-מומחים, מפתחים ומיישמים, והיא מבצעת הדרכות והסמכות בנושא.

הנדלר וכהן יהיו שניים מהדוברים באירוע הווירטואלי Simplify Your Day2Day Work, שאותו תקיים פרוסיד ביום ה' הקרוב, ה-24 בפברואר. האירוע יעסוק במגמות ובכלים חדשים לעולמות ה-PPM (ר"ת Project Portfolio Management). השניים ידברו בו על ניהול פרויקטים בעולם משובש, התאמה אופטימלית של פתרון לניהול משימות ופרויקטים בארגון, ומהם חמשת העקרונות של מאנדיי לניהול פרויקט מוצלח.